Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu và là một mắc xích trong guồng máy hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng.
Bên cạnh công tác văn thư, công tác lưu trữ cũng rất quan trọng. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Tuy nhiên hiện nay, công tác này vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trên thực tế, công tác này vẫn gặp một số khó khăn, hạn chế chủ yếu là: Cán bộ, công chức khi thi hành công vụ chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu...) vẫn còn chậm...
Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị.
Trước thực trạng như vậy, trong những năm gần đây, lãnh đạo Văn phòng HĐND tỉnh luôn quan tâm đến công tác này. Thường xuyên chỉ đạo việc lập danh mục hồ sơ công việc, ứng dụng CNTT trong quản lý, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan.
Hiện nay, Văn phòng HĐND tỉnh áp dụng phần mềm Q-office trong công tác văn thư. Đây là một hệ thống phần mềm có chức năng quản lý các văn bản giấy trên máy tính, đơn giản dễ sử dụng; việc ứng dụng phần mềm Q-office trong chỉ đạo, điều hành, quản lý của các cơ quan nhà nước sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho CBCC, tạo tiền đề để CBCC sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác.
Việc xử lý văn bản đi, đến và công tác chỉ đạo, phân công công việc cho các phòng, CBCC được thực hiện chủ yếu thông qua ứng dụng các tính năng trên phần mềm Q-office. Khi nhận văn bản đến của các cơ quan, bộ phận văn thư của Văn phòng sẽ scan văn bản hoặc lấy văn bản liên thông nhập vào sổ công văn đến để chuyển file điện tử của văn bản (hồ sơ) tới lãnh đạo Văn phòng xử lý để chuyển đến các phòng, từng CBCC có trách nhiệm, có ý kiến chỉ đạo và giao việc cho các phòng, CBCC để giải quyết, xử lý công việc trên hệ thống Q-office; đồng thời lãnh đạo Văn phòng có thể theo dõi, đôn đốc nhắc việc chỉ đạo thực hiện công việc trên Q-office.
Việc phát hành văn bản đi cũng được thực hiện trên phần mềm Q-office, khi phát hành văn bản đi bộ phận chuyên viên đồng thời gửi file văn bản và văn bản giấy phát hành trên Q-ofice qua trục liên thông văn bản đến các ngành, địa phương theo thành phần nơi nhận.
Nhìn chung, việc áp dụng phần mềm Q-office bước đầu làm giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, bên cạnh đó còn giúp cơ quan giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và CBCC cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời gian chờ công văn đến. Ứng dụng phần mềm Q-office sẽ góp phần về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước để nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động, thực hành tiết kiệm.
Để góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ, trong thời gian đến cần thực hiện một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; hướng dẫn về việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ hai, cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư - lưu trữ; đặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ.
Thứ ba, thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp.
* Bài viết chào mừng Đại hội các Chi bộ tiến tới Đại hội Đảng bộ Văn phòng HĐND tỉnh nhiệm kỳ 2020 - 2025.