Công tác lễ tân – khánh tiết nói chung, công tác đón tiếp khách nói riêng có vai trò quan trọng trong hoạt động đối ngoại của cơ quan, đơn vị; thông qua hoạt động đón tiếp khách, giao lưu trao đổi... góp phần thắt chặt mối quan hệ giữa các địa phương, đơn vị với nhau.
Với đặc thù cơ quan đại biểu dân cư, các hoạt động giao lưu, học tập kinh nghiệm, cuộc họp giao ban khu vực, hoạt động thăm hỏi thường xuyên diễn ra; mỗi năm, Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị tham mưu Thường trực, các Ban và Văn phòng HĐND tỉnh nhiều đoàn khách quốc tế, Trung ương, các tỉnh bạn đến làm việc, thăm hỏi, học tập kinh nghiệm hoạt động… Việc tham mưu tốt công tác này tạo vị thế, uy tín cơ quan, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị của cơ quan.
Việc tiếp đón một đoàn khách đòi hỏi nhiều công đoạn, mỗi công đoạn nhiều phần việc nhỏ mà cần hết sức tỉ mỉ, chi tiết cụ thể, chính xác; nắm vững các cách thức đón tiếp, chuẩn bị, phục vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhất chủ trương đối ngoại, thể hiện được sự trọng thị, chu đáo với khách đến.
Nhìn chung, những năm qua công tác tham mưu, phục vụ đón tiếp các đoàn khách của Thường trực HĐND, các Ban HĐND và Văn phòng HĐND tỉnh được trọng thị, chu đáo, tạo được ấn tượng tốt đẹp với khách đến thăm. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong việc đón, tiếp khách cần phải nhìn nhận như: Kế hoạch đón tiếp chưa cụ thể rõ ràng về lịch trình các hoạt động, trong phân công, phối hợp giữa các bộ phận; cán bộ tháp tùng đoàn tham quan, thăm viếng chưa bám sát đoàn ảnh hưởng thời gian các hoạt động về sau; một số thành viên của chủ nhà đến trễ hơn khách trong tiệc chiêu đãi; việc sắp xếp bố trí vị trí ngồi làm việc, chiêu đãi chưa đúng nguyên tắc ngoại giao; một vài buổi tiếp còn chưa tiết kiệm, lãng phí gây khó khăn trong công tác thanh quyết toán theo tiêu chuẩn quy định…
Để công tác tham mưu, phục vụ, lễ tân, đón tiếp khách ngày càng chuyên nghiệp, chu đáo, trọng thị, cần chú ý một số nội dung như sau:
Thứ nhất, ngay sau khi nhận thông tin đoàn khách thì phải gọi điện để khẳng định đã nhận thông tin, đồng thời xác báo cụ thể các thông tin liên quan khách nhằm xây dựng kế hoạch, bố trí đón tiếp hợp lý…, sau đó phải giữ liên lạc, hỏi thăm để thể hiện sự hiếu khách.
Thứ hai, xây dựng kế hoạch và chương trình đón tiếp cụ thể; đón tại đâu, thành phần đón. Lên danh sách khách mời làm việc và dự các bữa tiệc chiêu đãi phải tương ứng thành phần khách; phân công nhiệm vụ phụ trách cụ thể cho từng cán bộ. Kế hoạch càng chi tiết càng dễ thực hiện.
Thứ ba, khẩn trương triển khai và rà soát tất cả các công việc đã bố trí theo kế hoạch; đảm bảo tất cả các công việc, dù nhỏ nhất của phải được kiểm tra. Trước khi diễn ra hoạt động gì thì chuyên viên phụ trách phải gọi trước 30 phút để kiểm tra, nếu có sự cố thay đổi thì có thời gian xử lý, báo cáo lại lãnh đạo.
Thứ tư, nên bố trí ôtô để đón đoàn, dẫn đường (hạn chế thấp nhất đón dẫn đoàn bằng xe máy), địa điểm đón tại ranh giới đầu của tỉnh, hoặc cổng vào (ngã rẽ) vào thành phố; không chờ đoàn đến địa điểm khách sạn, trụ sở cơ quan, nhà hàng hoặc điểm tham quan... mà không có người đón tiếp, dẫn đường. Chủ nhà cần thiết đến trước địa điểm đón ít nhất 10 phút.
Thứ năm, trong việc bố trí tiệc và dự chiêu đãi, giao tiếp với khách phải nắm các nguyên tắc ngoại giao như: Bố trí chỗ ngồi theo ngôi thứ và cấp bậc; cách thức bắt tay trong ngoại giao; vị trí ngồi trong xe ô tô; trang phục trong đón tiếp khách... Chú ý việc chuẩn bị thực đơn ăn, nước uống để phù hợp với từng vùng, miền; thực đơn không đơn giản, cũng không quá nhiều gây lãng phí, vượt mức quy định...
Thứ sáu, chủ nhà cần nắm rõ một số thông tin cơ bản về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương (như: diện tích, dân số, đơn vị hành chính, thu ngân sách, tiềm lực địa phương…); thông tin chính các điểm du lịch, danh lam, thắng cảnh của Quảng Nam như: Tượng đài Mẹ Việt Nam Anh hùng; Khu di tích Mỹ Sơn, Phố Cổ Hội An, Đảo Cù lao Chàm, Hồ Phú Ninh… để trò chuyện, trao đổi thông tin với khách.
Thứ bảy, lựa chọn, bố trí nhân viên thực hiện công việc lễ tân, đón tiếp khách phải nhanh nhẹn và khéo léo, nhiệt tình, trung thực; hình thức chỉnh chu, thân thiện, trang phục gọn gàng. Ngoài ra, phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt, vì thực tế trong quá trình đón tiếp, dẫn đoàn phát sinh nhiều tình huống ngoài kế hoạch.
* Bài viết chào mừng Đại hội các Chi bộ tiến tới Đại hội Đảng bộ Văn phòng HĐND tỉnh nhiệm kỳ 2020 - 2025.